Cómo he creado mis documentos PDF ultra-comprimidos para las tareas del curso propedéutico #UnADM


Los documentos PDF por su naturaleza son documentos “encapsulados”, y aunque ya tienen compresión de alguna naturaleza, es fácil confundir “compresión” con “reducción en el tamaño del archivo”, y es que existen sitios en línea que prometen “comprimir” aún más lo que ya tenemos en un documento bastante reducido y … de alguna forma lo logran!

Pues bien, ese tipo de sitios han formado parte fundamental para la presentación de los trabajos de muchos de los compañeros que estuvieron tratando de aprovechar la reducida capacidad de 4 o 5 Megabytes que nos fue asignada por cada participante para la entrega de tareas en cada Unidad. Algunos no lo han conseguido y lo resolvieron utilizando métodos alternativos para la presentación de la información. 
Pero lo preocupante del asunto viene a la mente cuando pensamos “¿Y si no tengo Internet para alcanzar esos sitios?”, entre una cantidad adicional de situaciones que podemos encarar al tratar de realizar estas actividades.
Y bien, en este artículo pretendo darles a conocer las técnicas que he utilizado para conseguir archivos de tamaño ridículo (comparado con los trabajos citados por otros compañeros en los foros) y facilitar así la entrega de las tareas, mediante una serie de:

Recomendaciones

1.- Siga al pie de la letra las instrucciones: Soy fanático, al igual que muchos, de entregar los trabajos lo mejor posible y “dar más de lo que simplemente se nos solicita”, como lo ha indicado al menos una compañera en los foros y un par de compañeros(as) más en conversaciones telefónicas o textuales privadas, pero en la mayoría de los casos, lo que nos ha sido solicitado obedece al análisis previo de los docentes sobre el tamaño físico de los objetos al entregar las tareas. Dicho en otras palabras: antes de que usted haga su tarea, ya alguien ha determinado cual es el tamaño máximo de archivo que usted puede llegar a entregar y con base en eso se ha establecido el límite en la capacidad de la carpeta de tareas que le fue asignada.
2.- Use sólo el texto que considere necesario: Esta recomendación puede parecer carente de sentido ya que sin importar cuanto podemos llegar a escribir, los textos parecen ser diminutos en la cantidad de espacio que ocupan en disco. Sin embargo, recordemos que los textos NO SE COMPRIMEN al momento de crear un documento PDF. Por tanto, excedernos en la cantidad de palabras que se usan influye directamente en el tamaño en disco del documento final.
3.- Use fuentes estándar: Como Arial, Verdana, Times New Roman, Serif, etc. Estas fuentes se encuentran disponibles por default en la mayoría de los equipos de cómputo o en su efecto, cuentan con alternativas que permiten la visualización de las mismas sin necesidad de descargar algo en el equipo. El uso de fuentes específicas trae consecuencias como la necesidad de embeber o insertar el código de la fuente misma en el documento, para su utilización fuera de línea. Si tenemos en consideración que existen fuentes que pueden tener hasta 10 o 20 variaciones, estamos hablando de varios cientos de kilobytes que podemos ahorrarnos por cada fuente que dejamos de incorporar.
4.- Use imágenes del tamaño que las necesita: Otro tema que suena bastante ilogica cuando se le piensa ya que es sencillo suponer que por el hecho de que al cambiarle el tamaño al objeto en el processador de textos, hoja de cálculo o presentación de diapositivas, esta va a reducir su tamaño en pantalla. Pero lo que debemos considerar es que si incorporamos una fotografía de 5 Megabytes en nuestro documento, no importa que tamaño le damos para su representación en pantalla o impresa. La imágen completa es insertada en el documento, ocasionando una carga excesiva e innecesaria en el mismo.
5.- Use imágenes pre-comprimidas y en formatos de compresión: Tenga en consideración que si ya ha recortado la imágen al tamaño que la desea, tal vez quedandose únicamente con el pedazo de imágen que necesita para su artículo, existen formatos “sin pérdida” (lossless) y los formatos comprimidos (compressed), de los cuales el formato PNG representa a los “sin pérdida” y el JPG a los comprimidos. Aún así, ĺa sola conversión de PNG a JPG no supone una máxima compresión. Debe jugar con el parámetro de compresión que afectará directamente la paleta de colores y la forma en que estos se representan en pantalla o impresos a la hora de aparecer en el documento.
6.- En la medida de lo posible, genere plecas completas: Por ejemplo, cuando se tienen que incorporar dos o más elementos en una misma pantalla, página o diapositiva. En lugar de agregar 5 o 6 objetos individuales, lo que aumentaría el tamaño del archivo dramáticamente, sobre todo si no se observan aspectos de tamaño y compresión, es recomendable que en una sola pleca se incorporen todos los elementos que van a aparecer y generar la imágen JPG con la composición exacta de lo que queremos mostrar.
7.- Manipule los parámetros de sus documentos PDF ya existentes en una nueva copia: Si usted ya tiene un documento previamente elaborado y desea “comprimir más” el mismo documento, recuerde que puede tratar de manipular los parámetros de funcionamiento y presentación en pantalla del documento, lo que de alguna manera también influye en la calidad a la hora de imprimir pero será suficiente para la entrega de tareas y su visualización.

Recomendaciones de Software alternativo

Esta sección está dirigida a personas con el interés de aprender cosas nuevas que les ayuden a realizar sus actividades con facilidad y resolver los problemas cuyas recomendaciones aparecen en párrafos anteriores. Si usted ya está familiarizado con alguna cantidad de Software y le está dando resultado. Enhorabuena! Por favor déje un comentario sólo si tiene algo positivo que decir. Gracias

GIMP

The GNU Image Manipulation Program (http://gimp.org). Alternativa de código abierto a Photoshop, software libre, gratuito, multilenguaje y multiplataforma, funcionará correctamente en la mayoría de los Sistemas Operativos basados en Windows, Mac OS, Linux y algunos Unix. Este programa le permitirá de forma fácil y sencilla aprender con una curva ligera  y rápida, cómo manipular las imágenes para recortarlas, mejorarlas, realizar composiciones y generar objetos sin pérdida o comprimidos en muchos formatos compatibles.

INKSCAPE

Alternativa de Corel Draw y otras piezas de Software similar para el trabajo de vectorización que le permitirá crear objetos de forma rápida, incorporando y manipulando de forma muy rápida los textos, imágenes, objetos, crear sus propios poligonos, combinarlos, mezclarlos, suajar, y muchas cosas más, para la generación de gráficos de vectores escalables (SVG) o formatos de imágen sin pérdida. Soporta la generación y apertura de archivos de otros programas como Adobe Illustrator, Corel Draw, AutoCAD, InDesign y muchos otros.

LibreOffice

Alternativa de Código abierto a Microsoft Office, software libre, gratuito, multilenguaje y multiplataforma, funcionará correctamente en la mayoría de los Sistemas Operativos basados en Windows, Mac OS, Linux y algunos Unix. Como parte del paquete de ofimática LibreOffice, nos permite crear documentos de forma rápida y sencilla, ofreciendo compatibilidad estándar con todas las versiones de otros paquetes de programas similares.

LibreOffice Writer

Writer le permitirá crear documentos de texto con la mayoría de las características que puede observar en otros programas del mismo tipo. Con la facilidad de crear documenos PDF sin ninguna complicación presionando sólo un botón y/o manipular las características del documento al exportarlo al formato PDF para conseguir los niveles de compresión y calidad que deseamos ofrecer.

LibreOffice Calc

En este programa podemos crear hojas de cálculo con características y compatibilidad en todas las versiones de otros programas similares. Al igual que Writer, nos permite crear los documentos PDF personalizando los valores de calidad y compresión que deseamos.

LibreOffice Impress

Este programa es la alternativa de LibreOffice para la creación de presentaciones de diapósitivas. Si usted está familiarizado con Microsoft Power Point, con facilidad puede crear presentaciones atractivas en poco tiempo, usando este software, el cual también le permitirá crear los documentos en formato PDF con los niveles personalizados en calidad y compresión.

LibreOffice Draw

En este programa, podemos crear documentos al estilo de Adobe Illustrator, con la ventaja de que podemos abrir o generar documentos en formato PDF para su manipulación. Aunque hay cosas que no se pueden manipular del todo por la naturaleza del objeto en el documento, nos va a permitir re-comprimir un documento que ya está en formato PDF para ganar algo de valioso espacio en nuestra carpeta de tareas.

Creando un documento PDF “comprimido” desde LibreOffice Writer, Calc, Impress o Draw

Para este ejercicio voy a tomar uno de los documentos más controversiales del curso propedéutico, ya que en varios casos estuve viendo en foros y en conversaciones personales, que la gente se refería  a este documento como una clase de “monstruo” por el tamaño que ocupa en disco, cuando la muestra originalmente era de alrededor de 4 megabytes y -en mi caso particular- el resultado final fue un documento de hoja de cálculo de 432.5 Kilobytes y me refiero a la creación de un sistema de información en una hoja de cálculo.
El documento en si, venía con muchisima información de ejemplo. La cual debíamos usar DE EJEMPLO para realizar nuestro propio archivo. 
Muchos compañeros tomaron los datos de ejemplo, que de por si ya pesaban 4 megabytes, y le agregaron más cosas, lo que condujo a crear archivos que fueron incluso arriba de los 5 megabytes.
Como he citado en la lista de recomendaciones de este documento, crear el documento significa “hacer otro usando como ejemplo el que nos dieron”. Y aunque eso incluye usar el que ya nos dieron, la verdad es que crear uno propio nos permite controlar todos los aspectos que he recomendado en la lista, consiguiendo archivos minúsculos.

Generando el PDF desde LibreOffice Writer, Calc, Impress y Draw

  1. Vamos a darle formato al documento, a la presentación de diapósitivas, a cada una de las hojas de cálculo o al documento de dibujo, hasta que tengan el estilo y diseño que deseamos ver al momento de hacer la vista previa usando el ícono correspondiente o la opción Vísta Previa del menú Archivo.
  2. En la vista previa, damos clic en el botón “Formato de página” y en la pestaña “Página” vamos a usar el tamaño de hoja que deseamos, con margenes en cero, hoja en orientación horizontal o vertical según convenga al tipo de contenido, la alineación de tabla debe ser horizontal y vertical, ambos activados. Al aplicar los cambios nos va a indicar que los margenes están fuera de los límites de impresión, vamos a aceptar dando clic en “Si” y continuamos.
  3. Desactivamos la cabecera y pie de página.
  4. En la sección “Hoja” le vamos a dar un escalado de ajuste a una sola hoja. Esto lo hacemos seleccionando “Ajustar el rango de impresión a un número de páginas” y asegurandonos de que el contador diga “1”
  5. Repetimos los pasos 1 a 4 en cada una de las pestañas del libro, para asegurarnos de que la vista de impresión coincide con lo que deseamos.
  6. Cuando hayas terminado, vamos al menú “Archivo” y escogemos la opción “Exportar como PDF”. Con lo que se abrirá un cuadro de diálogo en el que podemos manipular varios parámetros del documento final.
    1. La calidad de compresión: Dependiendo del detalle que desea en cada imagen, puede ir hasta el 60% sin pérdida aparente de calidad al presentar en pantalla o al imprimir.
    2. Si el trabajo es sólo para presentación en pantalla (como en la mayoría de los casos), active la casilla “Reducir resolución de imágen” y use 72 DPI (puntos por pulgada).
    3. Estos dos parámetros reducirán notablemente el tamaño en disco del archivo. En mi caso ha resultado un archivo de tan sólo: 156.3 Kilobytes.
    4. Puedes manipular los demás parámetros, lo que afectará el funcionamiento del documento, la presentación en pantalla y otras cosas, pero los valores necesarios para la “compresión” son los que he indicado con anterioridad.
    5. Nota: Como dije en este mismo documento, los textos no se comprimen. Por lo que no tengas cuidado de la calidad de los textos. Esos no sufrirán ninguna modificación, no importa que tanto se manipulen los parámetros del documento final.
  7. El procedimiento es exáctamente el mismo para todos los demás tipos de documento. Así que sientete con la libertad de crear tus propios documentos con la calidad que necesite, realizando estos pasos de forma segura. 
  8. Recuerda siempre mantener a salvo sus documentos guardando copias de seguridad.

Cómo editar y recomprimir un documento PDF previamente generado con LibreOffice Draw.

Si ya tienes el documento y quieres aplicarle una compresión adicional, vamos a realizar los siguientes pasos:
  1. Abre el documento usando LibreOffice Draw.
  2. Cuando se encuentre en pantalla, realiza todas las ediciones que consideres necesarias.
  3. Cuando hayas terminado, vamos al menú “Archivo” y escogemos la opción “Exportar como PDF”. Con lo que se abrirá un cuadro de diálogo en el que podemos manipular varios parámetros del documento final.
    1. La calidad de compresión: Dependiendo del detalle que desea en cada imagen, puede ir hasta el 60% sin pérdida aparente de calidad al presentar en pantalla o al imprimir.
    2. Si el trabajo es sólo para presentación en pantalla (como en la mayoría de los casos), active la casilla “Reducir resolución de imágen” y use 72 DPI (puntos por pulgada).
    3. Estos dos parámetros reducirán notablemente el tamaño en disco del archivo.
    4. Puedes manipular los demás parámetros, lo que afectará el funcionamiento del documento, la presentación en pantalla y otras cosas, pero los valores necesarios para la “compresión” son los que he indicado con anterioridad.
    5. Nota: Como dije en este mismo documento, los textos no se comprimen. Por lo que no tengas pendiente de la calidad de los textos. Esos no sufrirán ninguna modificación, no importa que tanto se manipulen los parámetros del documento final.

Parámetros para generar el documento PDF

Estoy al tanto de que existen muchas otras formas de realizar esta tarea de compresión, pero esta es la que me ha dado mejores resultados hasta hoy, por lo que se las comparto de buena fe y con la esperanza de que les de -al igual que a mi- los mejores resultados.
Buena suerte!